Gestire i candidati con Excel: guida pratica e modello gratuito
Excel è lo strumento con cui quasi ogni recruiter inizia. Se lo imposti bene può bastare a lungo. Qui trovi come strutturarlo, quali errori evitare e un modello pronto da scaricare.
Scarica il modello gratuito
Foglio Excel pronto all'uso: candidati, colloqui, menu a tendina, richiami che diventano rossi quando sono scaduti e una dashboard che si aggiorna da sola. Nessuna registrazione richiesta.
Cosa deve contenere un foglio per candidati
La regola principale: una riga per candidato, una colonna per informazione. Niente celle unite, niente colori usati come dati. Ecco le colonne che servono davvero:
| Colonna | Perché serve |
|---|---|
| Nome, cognome, email, telefono, città | Anagrafica minima per ricontattare la persona |
| Ruolo cercato | Per filtrare chi è adatto a una posizione |
| Fonte | Capire da dove arrivano i candidati migliori (LinkedIn, annunci, passaparola) |
| Fase | Nuovo, contattato, colloquio, offerta, assunto, scartato |
| Ultimo contatto e prossimo richiamo | Il punto in cui si perdono più candidati: chi non viene richiamato in tempo sparisce |
| Consenso privacy | Con il GDPR devi poter dimostrare di avere il permesso di conservare i dati |
| Note | Cosa vi siete detti, RAL, preavviso, preferenze |
I trucchi che rendono Excel molto più utile
1. Menu a tendina al posto del testo libero
Se in una colonna scrivi a mano "Colloquio", "colloquio", "Colloq." avrai tre fasi diverse e i conteggi saranno sbagliati. Con Dati → Convalida dati → Elenco scegli i valori da un menu.
2. Evidenzia i richiami scaduti
Con la formattazione condizionale puoi colorare di rosso la cella del prossimo richiamo quando la data è passata. La formula è: =E(N2<>"";N2<OGGI()) (in inglese =AND(N2<>"",N2<TODAY())).
3. Conta i candidati per fase con CONTA.SE
=CONTA.SE(J:J;"Colloquio") ti dice quanti candidati sono in quella fase. Mettendo le fasi in una tabella a parte ottieni una piccola dashboard che si aggiorna da sola.
4. Usa i filtri
Attiva i filtri sulla riga delle intestazioni (Dati → Filtro) per trovare in due clic "sviluppatori a Milano, non contattati da un mese".
5. Fai copie di sicurezza
Un solo file significa un solo punto di rottura. Salvalo anche su un secondo disco o su un cloud, con la data nel nome.
Gli errori più comuni
- Più file diversi (uno per cliente, uno per mese): dopo qualche settimana non sai più dove cercare.
- Colori al posto delle colonne: il giallo "da richiamare" non si può filtrare né contare.
- Nessuna data di richiamo: i candidati promettenti si raffreddano senza che te ne accorga.
- CV salvati in cartelle sparse: il file Excel non sa dove sono. Usa una convenzione fissa, ad esempio
Cognome_Nome_Ruolo.pdf. - Dati personali senza protezione: un foglio con nomi e telefoni va tenuto su un PC protetto da password e non inviato per email senza criterio.
Quando Excel non basta più
Excel funziona bene finché i candidati sono poche decine. Iniziano i problemi quando:
- hai centinaia di schede e cercare diventa lento;
- ti dimentichi di richiamare perché nessuno ti avvisa;
- devi allegare e ritrovare i CV di ogni persona;
- scrivi ogni volta lo stesso messaggio di invito al colloquio;
- vuoi sapere quante assunzioni hai chiuso e da quale fonte arrivano.
In quel caso conviene passare a un software dedicato. Un ATS/CRM in abbonamento è una strada; un programma per Windows che lavora offline, con i dati sul tuo PC e un pagamento una tantum, è un'altra.
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Domande frequenti
Excel va bene per gestire i candidati?
Sì, se i candidati sono poche decine e il foglio è ben strutturato (una riga per candidato, menu a tendina, date di richiamo). Con volumi più alti o più clienti diventa difficile da mantenere.
Il modello è davvero gratuito?
Sì. Puoi scaricarlo, modificarlo e usarlo senza registrarti e senza lasciare l'email.
Posso usare il modello con Google Fogli o LibreOffice?
Sì, si apre anche con Google Fogli e LibreOffice. Alcune formattazioni potrebbero apparire leggermente diverse.
Come gestisco il GDPR in un foglio Excel?
Il modello ha una colonna per il consenso privacy. Per il resto: conserva il file in un luogo protetto, limita gli accessi e cancella i dati quando non servono più. Per dubbi specifici rivolgiti a un consulente.