Messaggi ai candidati: 8 modelli per colloquio, follow-up e rifiuto
Invitare, aggiornare, ringraziare, dire di no: i messaggi ai candidati sono metà del lavoro di un recruiter. Ecco otto modelli pronti da adattare, con le regole che li fanno funzionare.
Prima di scrivere: cinque regole
- Una sola richiesta per messaggio. "Mi confermi giovedì alle 10:30?" funziona; tre richieste diverse no.
- Scrivi il minimo che serve. Si legge sul telefono, tra una cosa e l'altra.
- Dai sempre data, ora e modalità quando proponi un colloquio, con il link se è online.
- Rispondi a tutti. Anche un "no" arriva meglio di un silenzio. È ciò che i candidati ricordano di te.
- Usa il suo nome e il ruolo specifico, non formule uguali per tutti.
I modelli
Le parti tra parentesi graffe sono i campi che cambiano da candidato a candidato. Adattali al tuo tono e alla tua azienda.
1. Primo contatto via email
Oggetto: Opportunità come {{ruolo}} – {{recruiter_azienda}}
Buongiorno {{nome}},
mi chiamo {{recruiter_nome}} e mi occupo di selezione per {{recruiter_azienda}}. Ho visto il suo profilo e credo possa essere interessante per una posizione di {{ruolo}}.
Le va una breve telefonata di 10 minuti questa settimana per capire se c'è corrispondenza? Mi dica pure quando preferisce.
Cordiali saluti,
{{recruiter_nome}} {{recruiter_cognome}}
2. Invito al colloquio
Oggetto: Colloquio per {{ruolo}} – {{colloquio_data}}
Buongiorno {{nome}},
la ringrazio per l'interesse. Vorrei proporle un colloquio il {{colloquio_data}} alle {{colloquio_ora}}.
Si terrà online, a questo link: {{colloquio_link}}.
Durerà circa 40 minuti. Mi conferma se la data le va bene o, in caso contrario, mi indica due alternative?
A presto,
{{recruiter_nome}}
3. Promemoria il giorno prima
Buongiorno {{nome}}, le ricordo il colloquio di domani alle {{colloquio_ora}}. Il link è sempre {{colloquio_link}}. Se ha bisogno di spostarlo, mi scriva pure entro oggi. Grazie, {{recruiter_nome}}
4. Follow-up se non risponde
Buongiorno {{nome}}, le riscrivo solo per sapere se ha avuto modo di vedere il mio messaggio sulla posizione di {{ruolo}}. Se al momento non è interessato non c'è problema: mi basta un cenno e la tengo in contatto per opportunità future. Grazie, {{recruiter_nome}}
5. Dopo il colloquio: procede alla fase successiva
Buongiorno {{nome}}, grazie per il tempo dedicato oggi. Il colloquio è andato bene e vorrei proporre il suo profilo al cliente. Le darò un aggiornamento entro venerdì. Nel frattempo, se ha domande, scriva pure. {{recruiter_nome}}
6. Aggiornamento mentre aspetta
Buongiorno {{nome}}, un breve aggiornamento: il cliente non ha ancora dato riscontro. Mi aspetto una risposta entro la prossima settimana e la ricontatto appena ho notizie. Grazie per la pazienza. {{recruiter_nome}}
7. Rifiuto gentile dopo il colloquio
Buongiorno {{nome}}, la ringrazio per il tempo e l'interesse per la posizione di {{ruolo}}. Dopo un'attenta valutazione abbiamo deciso di proseguire con un altro profilo, più vicino alle esigenze attuali. Il suo percorso resta comunque interessante e, se è d'accordo, conservo i suoi dati per future opportunità. Le auguro il meglio. {{recruiter_nome}}
8. Rifiuto prima del colloquio
Buongiorno {{nome}}, grazie per aver risposto. Per questa posizione stiamo cercando un profilo con caratteristiche diverse da quelle che emergono dal suo percorso, quindi non possiamo proseguire. Se vuole, la ricontatto per altre ricerche più adatte. Grazie ancora. {{recruiter_nome}}
Quando inviare cosa
| Messaggio | Tempo consigliato |
|---|---|
| Primo contatto | Giorni lavorativi, mattina o primo pomeriggio |
| Follow-up senza risposta | Dopo 5-7 giorni, una volta sola |
| Promemoria colloquio | Il giorno prima |
| Feedback dopo il colloquio | Entro 1-2 giorni, o appena sai di più |
| Rifiuto | Appena decidi: non far aspettare chi non è più in gioco |
Gli errori da evitare
- Messaggi identici per tutti, che si riconoscono subito.
- Silenzio dopo il colloquio. È l'errore che i candidati ricordano di più.
- Promettere date che non controlli. Meglio "entro la prossima settimana" di un giorno preciso che salta.
- Motivazioni del rifiuto troppo dettagliate o personali. Resta cortese e generico.
- Dimenticare la privacy. Se conservi i dati per future selezioni, dillo e verifica di avere il consenso.
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Messaggi che si compilano da soli
In JobDesk CRM scrivi questi modelli una volta sola: nome, ruolo, data e ora del colloquio e la tua firma si inseriscono in automatico dalla scheda del candidato. C'è anche un generatore di inviti con link Teams, Zoom o Meet. Offline, 79 € una tantum, 14 giorni di prova gratuita.
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Domande frequenti
Quanto deve essere lungo un messaggio a un candidato?
Poche righe, leggibili sul telefono senza scorrere: chi sei, perché scrivi e una richiesta chiara. Per rifiuti e aggiornamenti bastano tre o quattro frasi.
Quando faccio il follow-up a chi non risponde?
Dopo 5-7 giorni dal primo messaggio, una volta sola. Se ancora non risponde, passa oltre e lascia la porta aperta per il futuro.
Devo rispondere anche ai candidati che scarto?
Sì. Un rifiuto breve e cortese è molto meglio del silenzio e costruisce la tua reputazione come recruiter.
Posso usare gli stessi modelli per email e LinkedIn?
Il contenuto sì, ma su LinkedIn i messaggi devono essere più brevi e diretti. Nella guida ai messaggi LinkedIn trovi modelli pensati per quel canale.
Come registro i messaggi inviati?
Annotali sulla scheda del candidato con la data e fissa subito il prossimo richiamo. Così non dipendi dalla memoria.